Neben der Zugänglichmachung ist eine der wichtigsten Aufgaben von Archiven die Aufbewahrung des Archivguts – und zwar für die Ewigkeit* .
Wer bei Aufbewahrung lediglich an überfüllte Regale denkt, liegt allerdings falsch.
Denn zur Aufbewahrung gehört auch die Bestandserhaltung, und zur Bestandserhaltung gehört letztendlich die Notfallvorsorge. Aber eins nach dem anderen.
Zunächst zur Aufbewahrung:
Würde klassisches Archivgut – wie Papierdokumente – einfach in Regale gelegt werden, so würde sich dieses im Laufe der Zeit aufgrund natürlicher Alterungsprozesse in Staub verwandeln – insofern es vorher nicht aufgrund ungünstiger Temperatur und Luftfeuchtigkeit verschimmelt oder von Insekten und Nagetieren verspeist worden wäre. Rostige alte Büroklammern würden das Papier angreifen und im Papier enthaltene Säure würde es langsam zersetzen, Tinte und Druckerschwärze würden ausbleichen oder sich selbst und das Papier auflösen. Am Ende würde uns also nicht viel davon bleiben.
Daher heißt Aufbewahrung gleichzeitig Bestandserhaltung.
Und diese ist vielfältig: Zur Bestandserhaltung gehört die technische Bearbeitung, also z.B. das Entfernen von Metallen, die rosten können oder Kunststoffen, beispielsweise in Form von Klarsichthüllen, die im Laufe der Zeit über die enthaltenen Lösungsmittel und Weichmacher eine chemische Verbindung mit fast allen sie umgebenden Materialien eingehen, sich aber nicht gerne wieder trennen möchten; die sachgerechte Verpackung, die das Archivgut vor Druck und Umwelteinflüssen schützt; das Erstellen von Sicherungskopien und Reparaturen sowie zu guter Letzt die Prävention vor Schäden durch Benutzung, Alterung oder Unfälle.
Und hier wären wir bei der Notfallvorsorge:
Der Versuch, Archivalien für die Ewigkeit zu bewahren, kann nicht nur durch natürliche Alterungsprozesse, Schädlinge und Umweltfaktoren, sondern auch durch unvorhersehbare Schadensereignisse gestört werden. Traurige Berühmtheit erreichten beispielsweise die Herzogin Anna Amalia Bibliothek, die 2004 aufgrund einer veralteten Elektroverkabelung (1) in Brand geriet und dadurch große Teile ihrer Sammlung verlor, sowie das Historische Archiv der Stadt Köln, das 2009 aufgrund eines Fehlers bei U-Bahn-Bauarbeiten einstürzte (2). Erst dieses Jahr ging das Stadtarchiv der Stadt Stolberg regelrecht im Hochwasser unter, als nach wochenlangem Starkregen der Fluss Vichtbach ungeahnte Ausmaße annahm (3).
Im besten Fall kann durch gezielte Notfallvorsorge der größte Schaden an Archivgut abgewendet werden, indem Schadensereignissen vorgebeugt wird. Im schlimmsten Fall ist Notfallvorsorge dafür da, dass schnell Hilfe geleistet werden kann, wenn ein Schaden eingetreten ist. Und das geht nur durch eine vorherige, individuelle Risikoanalyse, Notfallplanung, Vorbereitung und Übung für den Ernstfall.
Der Ernstfall
Der Ernstfall hat oft mit einem Unfall zu tun. Das kann – wie an den Beispielen sichtbar – ein Feuer im oder am Gebäude, ein Wasserschaden durch geplatzte Rohre oder Hochwasser oder gar der Einsturz eines Gebäudes sein. Auch in Archiven gilt, dass die Sicherheit von Personen immer Vorrang hat. Ist das Gebäude jedoch gesichert und zur Bergung des Archivguts freigegeben, heißt es schnell handeln:
Notfallstationen zur Säuberung und Verpackung des Archivguts müssen aufgebaut werden. Dieses muss verzeichnet und auf Paletten transportfähig gemacht und dann möglichst schnell in Bergungsräume oder in Gefrierhäuser gebracht werden. Nach Wasserschäden (auch durch das Ablöschen eines Brandes) ist es beispielsweise wichtig das Archivgut schnell einzufrieren und in die Gefriertrocknung zu bringen, da neben dem Auslaufen von Tinten und Aufquellen von Fasern Schimmelsporen innerhalb kürzester Zeit aufkeimen und so das Archivgut nachhaltig schädigen können.
Da im Notfall jede Sekunde zählt, ist es unabdingbar bereits im Vorwege Zuständigkeiten zu klären und Adressen und Telefonnummern von geeigneten Ansprechpartner*innen in einer Telefonliste parat zu haben.
Wissen aneignen und umsetzen
Frisch zurück von der Fortbildung „Bestandserhaltungs- und Notfallmanagement in kleineren und mittelgroßen Archiven“ der Archivschule Marburg wissen wir nun, was wir noch alles zu tun haben.
Um einen genauen Überblick zu erhalten, was geprüft, angepasst oder grundlegend verändert werden muss, haben wir uns eine Checkliste mit kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Zielen erstellt, in die eine individuelle Risikoanalyse einfließt. Außerdem gibt es eine Reihe von laufenden Maßnahmen, die regelmäßig wiederholt werden müssen. Auf diese Art und Weise wollen wir uns Schritt für Schritt ein für uns optimales Bestandserhaltungs- und Notfallmanagement aufbauen.
Die Anschaffung und geeignete Platzierung von Notfallboxen war beispielsweise eine kurzfristige Maßnahme, die wir bereits erledigen konnten. Eine mittelfristige Aufgabe wird es sein, das gesamte Archivgut – ob erschlossen oder unerschlossen – so zu verpacken, dass es auch im Zweifelsfall bereits gut geschützt ist. Ein gewisser Rückstau ist nicht ungewöhnlich, jedoch sollte dieser so gering wie möglich ausfallen. Langfristige Maßnahmen stehen natürlich auch auf unserer Liste. Diese sind kostspieliger oder sehr aufwendig in der Umsetzung. Eine dieser Maßnahmen ist die Einrichtung eines Quarantänebereichs für neu eingetroffenes Archivgut, in dem es auf unerwünschte Gäste oder Schäden untersucht werden kann.
Zuletzt bleiben die wiederkehrenden Maßnahmen, wie die Thermohygrographie (Messung von Temperatur und Luftfeuchtigkeit), das Insektenmonitoring und regelmäßige Brandschutzübungen sowie das Proben optimaler Abläufe beim Bergen von Archivgut.
Und so bleibt festzustellen: wir haben zu tun – bis in alle Ewigkeit.
MG, 08.12.2021
*Im Fachjargon spricht man von der Langzeitarchivierung. Beide Begriffen definieren keinen genauen Zeitraum, sondern sind auf unbestimmte Zeit in die Zukunft gerichtet.
(1) https://www.klassik-stiftung.de/herzogin-anna-amalia-bibliothek/die-bibliothek/geschichte/